مدیریت اسناد مبتنی بر RFID

مدیریت اسناد مبتنی بر RFID

امروزه ضرورت شناسایی خودکار عناصر و جمع آوری اطلاعات مرتبط با آنان بدون نیاز به دخالت انسان جهت ورود اطلاعات بسیاری از عرصه های صنعتی، علمی، خدماتی و اجتماعی احساس می شود. در پاسخ به این نیاز تا کنون فناوری های متعددی طراحی و پیاده سازی شده است. استفاده از ارتباطات مبتنی بر فرکانس های رادیویی(RFID)، امکان شناسایی خودکار، ردیابی و مدیریت اشیاء و انسان را فراهم می نماید و سریعترین راهکار جمع آوری اطلاعات محسوب می گردد. اسناد با ارزشترین دارایی های یک شرکت یا سازمان بوده که مدیریت آنها از اهمیت بسیار بالایی بر خوردار است. بسیاری از سازمان های بزرگ هستند که بایگانی اسناد آنها مملو از اسناد و پوشه های بسیار مهم بوده و این اسناد برای بررسی یا تغییر در بین واحدها در حال انتقال هستند که خطر مفقود شدن یا سوء استفاده از آنها بسیار بالاست و با توجه به اهمیت این اسناد و نیاز سایر واحدها به آنها باید تدبیری اندیشید تا این مشکلات را رفع گردند؛ ما شما را در این مهم نیز یاری می کنیم.

سیستم ردیابی اسناد شامل روشی خودکار برای ردیابی و مدیریت اسناد کاغذی، فایلها، تصاویر و فیلم های دیجیتال و ... می باشد. با این روش شما می توانید مشخص کنید که مدارک و اسناد در چه زمان و مکان و چگونه مورد بازیابی و استفاده قرار گیرند. در این سیستم هر سند فیزیکی (شامل اسناد کاغذی و...) و یا اطلاعات ذخیره شده در وسایل دیجیتال مانند DVD ،CD و... را به یک بر چسب RFID مجهز کرده و به این صورت در هر ساعت از شبانه روز قادر به اطلاع از وضعیت آن بوده و می توانید برای نحوه استفاده از آن برنامه ریزی کنید.

مزایای آرشیو مستندات مبتنی بر RFID :

اطلاع از موجودی اسناد شرکت
اطلاع از وضعیت زمانی- مکانی هر سند به صورت مجزا
گزارشگیری از ورود و خروج اسناد به صورت مجزا
گزارشگیری از موارد استفاده از هر سند به صورت مجزا
اطلاع از مکان هر سند در بایگانی و دسترسی سریع به آن
امکان دسته بندی اسناد در بایگانی بر اساس میزان کارامدی اسناد
جلوگیری از مفقود شدن اسناد با استفاده از ردیاب RFID
جلوگیری از خروج غیر قانونی اسناد از شرکت یا سازمان
امکان مشخص نمودن محدوده زمانی استفاده از اسناد
امکان مشخص نمودن افراد مجاز برای استفاده کردن از اسناد
و...